Für die Schichtplanung ist es zwingend erforderlich, den Zeitraum und den zu verwendeten Dienst- und Schichtplan anzugeben. Sie können auch mehrere Schichtpläne erstellen und der Liste der "zu erstellenden Schichtpläne" hinzufügen.

Je nachdem welche Einstellungen Sie gewählt haben, werden verschiedene Auswahlmöglichkeiten angeboten und ggf. de/aktiviert.

Achten Sie unbedingt auf die richtige Reihenfolge beim Hinzufügen zur Liste der "zu erstellenden Schichtpläne". Zu löschende Schichtpläne sollten immer zuerst ausgeführt werden, damit neue bzw. zur Bearbeitung ausgewählte Schichtpläne nicht gleich wieder gelöscht werden.

Voreinstellungen

Sie können die vorgenommenen Einstellungen für eine spätere Verwendung speichern. Klicken Sie dazu die Schaltfläche "Hinzufügen", "Speichern" oder "Bearbeiten" an, die Sie in der Toolbar finden. Über die Schaltfläche "Löschen" können Sie nicht mehr benötigte Vorlagen entfernen.

Zeitraum

Sie können hier zwischen verschiedenen Voreinstellungen wählen, um die Schichtplanung in einem bestimmten Zeitraum zu planen. Bspw. eine monatliche, eine quartalsweise oder auch eine jährliche Planung. Um einen genauen Zeitraum zu definieren, nutzen Sie die Einstellung "Benutzerdefiniert" und wählen Sie den Beginn und das Ende des Zeitraumes aus.

Zeitplan, Periode und Beginn

Sie können auch festlegen, an welchen Wochentagen gebucht werden soll. In Kombination mit der Option "Periode" und "Beginn", können Sie bspw. jede 3te Woche eine Frühschicht, Spätschicht oder auch Nachtschicht planen.

Modus

• "Entfernen"
  Diese Einstellung entfernt die Schichtpläne, die Sie unter der Option "Schichtplan" und der Option "Buchen" ausgewählt haben. 
• "Überschreiben"
  Hierbei werden alle vorhandenen Schichtpläne überschrieben, die in dem gewählten Zeitraum vorhanden sind, abhängig von der Einstellung, die Sie unter der Option "Buchen" gewählt haben.
• "Hinzufügen"
  Es werden nur neue Schichtpläne oder Vorschaubuchungen erstellt, wenn im gewählten Zeitraum kein weiterer Schichtplan vorhanden ist. Eventuelle Lücken in den vorhandenen Schichtplänen werden dabei mit dem neuen Schichtplan aufgefüllt.

Buchen

• "Vorschaubuchung"
  Wenn Sie zunächst nur eine Vorschau der Schichtplanung vornehmen möchten, dann wählen Sie bei der Erstellung eines Schichtplans diese Option aus. Eine Anmeldung am TimeX Zeiterfassungssystem ist hiermit allerdings nicht möglich.
• "Schichtplanung"
  Um Ihren Mitarbeitern die Anmeldung am TimeX Zeiterfassungssystem zu gewähren, benötigen einen aktiven Schichtplan. Nutzen Sie also diese Option, um einen Schichtplan zu erstellen, mit dem sich Ihre Mitarbeiter am System anmelden können.
• "Alle Buchungen"
  Diese Option steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie unter der Option Modus, die Einstellung "Alles entfernen" ausgewählt haben. Somit haben Sie die Wahl, nur Vorschaubuchungen, bereits gebuchte Schichtpläne oder beides zu löschen.

Selbstverständlich können Sie Ihre Mitarbeiter über Änderungen informieren. Neben dem hier enthaltenen Text wird dem Mitarbeiter auch der Zeitraum des Schichtplans mitgeteilt.

Es ist also nicht erforderlich, den Zeitraum der Abwesenheit, nochmals in der Nachricht mit anzugeben. Zur Aktivierung des DHTML Editors, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nachricht senden", die sich unten rechts im DHTML Editor befindet.

Diese Nachricht wird dann an alle Mitarbeiter gesendet, die Sie unter "Mitarbeiter auswählen" ausgewählt haben. Die Auswahl der Empfänger ist deaktiviert, damit keine anderen Mitarbeiter aus Versehen diese Nachricht erhalten.

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie die Schichtpläne vom Assistenten erstellen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken. Im Protokoll wird Ihnen der Fortschritt oder auch entsprechende Meldungen angezeigt, falls es zu Fehlbuchungen kommen sollte.