Dienstplan-Vorlagen
Erstellen Sie Ihre eigenen Dienstplan-Vorlagen für eine Vielzahl von möglichen Arbeitszeitmodellen. Sie können diese frei definieren und an die Erfordernisse Ihres Unternehmens anpassen.
So können Sie im Schichtplaner die Schichten Ihrer Mitarbeiter:innen planen und Sie erhalten eine grafische bzw. kalendarische Übersicht über eventuelle Engpässe.
Für jeden Dienst- bzw. Schichtplan können Sie eine aussagekräftige Bezeichnung, eine Farbe und eine Kurzbezeichnung mit maximal 5 Zeichen festlegen, um diese einfacher im Schichtplaner unterscheiden zu können.
Im Mehrfachsichtbetrieb können Sie bspw. die Arbeits- und Pausenzeiten für jeden einzelnen Arbeitstag fest vorgeben und zusätzlich auch die Rundungsregeln benutzen. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen hingegen keine regelmäßige Arbeitszeit haben, weil Sie bspw. eine freie Arbeitszeiteinteilung nutzen, müssen Sie die Option "Gleitzeit" aktivieren. Aktivieren Sie weiterhin die Option "Bei unregelmäßiger Arbeitszeit nur die Nettostunden erfassen", werden nur die Nettostunden erfasst. Diese Option bietet sich bspw. für Minijobs auf 520,00 € Basis an.
Weiterhin können Sie auch festlegen, ob der entsprechende Wochentag für eine Anmeldung am TimeX Zeiterfassungssystem überhaupt zur Verfügung steht.
Änderungen an den Dienstplan-Vorlagen haben keinen Einfluss auf bereits gebuchte Schichtpläne oder Arbeitszeitdaten. Sie müssen vorhandene Buchungssätze bearbeiten, wenn Sie die Änderungen an den Schichtplänen auf bereits gebuchte Arbeitszeiten anwenden möchten. Beachten Sie bei der Verwendung von Rundungs- und Pausenregelungen bitte die gesetzlichen Vorschriften. Die Verwendung von Rundungs- und Pausenregelungen erfolgen auf eigene Gefahr. Eine Haftung seitens it-basixs ist in jedem Fall ausgeschlossen.
- Im 'Mehrfachschichtbetrieb' geben Sie für jeden Schichtplan die An- und Abmeldezeit an.
Bspw.: Arbeitszeiten in der Frühsicht von 06:00 - 14:00 Uhr. - Haben Sie im Dienstplan hingegen die Option 'Sollarbeitszeit (Gleitzeit)' ausgewählt, dann geben Sie für jeden Arbeitstag die Nettoarbeitszeit in Stunden ein, bspw. 8,00 h.
- An- und Abmeldungen am Zeiterfassungssystem können zeitlich eingeschränkt werden. Die zeitliche Einschränkung gilt dabei für Mehrfachschichtbetrieb als auch für Gleitzeitmodelle.
- Um die tägliche Netto-Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen zu begrenzen, aktivieren Sie die Option "Automatische Begrenzung der Netto-Arbeitszeit".
- Hierbei würde das Arbeitszeitende auf das Ende der erlaubten Netto-Arbeitszeit korrigiert werden, wenn die Summe aller Arbeitszeiten eines Buchungstages die erlaubte Netto-Arbeitszeit erreicht oder überschritten hat.
- Automatisch oder manuell gebuchte Pausen würden entsprechend korrigiert bzw. gelöscht werden, wenn diese durch die Korrektur außerhalb der Abmeldezeit liegen würden.
- Bei einem erneuten Anmeldeversuch wird die Anmeldung am System verweigert, wenn die Summe aller Arbeitszeiten eines Buchungstages die erlaubte Netto-Arbeitszeit überschreitet.
- Pausen können automatisch gestartet und von der Brutto-Arbeitszeit abgezogen werden. Ihnen stehen dafür 3 verschiedene Pausenmodelle zur Verfügung. Dynamische Pausen, feste Pausenzeiten und Mindest-Pausenzeiten.
- Sie können weiterhin für jeden Arbeitstag Überstundenzuschläge von 0 bis 100 % festlegen.
Die Option 'Überstundenzuschläge für Feiertage', werden nur an einem Feiertag berechnet und überschreiben die normalen Überstundenzuschläge. - Wenn Sie die Option "Anmeldungen verweigern, wenn diese inkl. Rundungsregeln vor dem Arbeitszeitbeginn liegen!" aktivieren, werden den Mitarbeiter:innen keine Anmeldungen am TimeX Zeiterfassungssystem gestattet.
Beispiel:
Arbeitszeitbeginn : 06:00 Uhr
Rundungsregel für Buchungen, die vor dem Regelarbeitszeitbeginn erfolgen: 15 min
Rundungsregel für Buchungen, die nach dem Regelarbeitszeitbeginn erfolgen: 15 min
Alle Anmeldeversuche, die vor 05:45:00 Uhr erfolgen, werden vom System mit einer entsprechenden Fehlermeldung verweigert. Anmeldungen, die im Zeitraum von 05:45:00 - 06:15:00 Uhr stattfinden, werden zum Regelarbeitszeitbeginn auf bzw. abgerundet.
In diesem Beispiel auf 06:00:00 Uhr. Alle Anmeldungen ab 06:15:01 Uhr werden mit der tatsächlichen Buchungszeit gespeichert.
- Dynamische Pausenzeiten
Sie können für jedes Schichtmodell auch bis zu 3 dynamische Pausenzeiten anlegen. Mit den dynamischen Pausenzeiten legen Sie fest, ab wann die Pausen automatisch von der Brutto-Arbeitszeit abgezogen werden.
Beispiel:
1. Pause beginnt nach 03:00 Std. und wird mit 00:15 Minuten von der Arbeitszeit abgezogen.
Bei einer Anmeldung um 06:00 Uhr, würde die erste Pause um 09:00 Uhr gestartet werden und um 09:15 Uhr beendet.
2. Pause beginnt nach 06:00 Std. und wird mit 00:30 Minuten von der Arbeitszeit abgezogen.
Die zweite Pause würde um 12:00 Uhr starten und um 12:30 Uhr beendet werden. - Feste Pausenzeiten
Feste Pausenzeiten werden zu einer bestimmten Uhrzeit gestartet und beendet. Pausen werden dann auch anteilig berechnet, wenn die Startzeit einer Pause innerhalb der Arbeitszeit liegt.
Beispiel:
1. Pause beginnt um 06:00 Uhr und endet um 06:15 Uhr.
Bei einer Anmeldung vor 06:00 Uhr, würde die erste Pause berücksichtigt werden, bei einer Anmeldung nach 06:00 Uhr hingegen nicht.
Bei einer Anmeldung vor 06:00 Uhr und einer Abmeldung zwischen 06:00:01 Uhr und 06:15:00 Uhr, würde die Pause anteilig gebucht werden. Wohingegen die Pause komplett gebucht würde, wenn die Anmeldung vor 06:00 Uhr stattfand und die Abmeldung nach 06:15 Uhr. - Mindest-Pausenzeiten
Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter:innen eine bestimmte Pausenlänge einhalten, bspw. die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit, dann können Sie die Mindest-Pausenzeiten verwenden. Hierbei werden die Pausen entsprechend aufgerundet, wenn die Mindest-Pausenlänge nicht erreicht wurde.
Beispiel:
1. Bei einer Arbeitszeit von 06:00 Std., werden mindestens 00:30 Minuten als Pause berechnet.
In diesem Beispiel erfolgt die Anmeldung um 06:00 Uhr und es werden die gesetzlichen Regelungen berücksichtigt:
Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Std., muss eine Arbeitspause von mindestens 30 Minuten genommen werden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden ist eine Pause von 45 Minuten vorgeschrieben.
Eine manuelle Pause wird durch den/die Mitarbeiter:in nicht gestartet. In diesem Szenario würde das System die Pause automatisch um 12:00 Uhr starten und um 12:30 Uhr beenden.
Die Pause wurde vom Mitarbeiter selbst um 12:00 Uhr gestartet und um 12:25 Uhr beendet. In diesem Szenario würde das System nach 12:30 Uhr eine Korrekturbuchung vornehmen und eine weitere Pause von 5 Minuten hinzufügen, um auf die Mindest-Pausenzeit von 30 Minuten zu gelangen.
Wenn Sie die Option "Mindest-Pausen erst bei Abmeldung vom System überprüfen, um alle manuellen Pausenbuchungen zu berücksichtigen." aktivieren, dann wird das System die Mindest-Pausenzeiten erst bei der Abmeldung überprüfen und gglfs. Korrekturbuchungen vornehmen. Diese Einstellung ist bspw. dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter:innen mehrere, dafür aber kürzere Pausen nehmen.
Automatisch gestartete Pausen können jederzeit durch die Mitarbeiter:innen unterbrochen und manuelle Pausen können auch jederzeit selbst gestartet und beendet werden.
Die Rundungsregel geben Ihnen im Mehrfachschichtbetrieb die Möglichkeit, die An- und Abmeldungen am TimeX Zeiterfassungssystem, auf die eingestellten Regelarbeitszeiten zu korrigieren.
Einstellbare Rundungsregeln:
- Buchungen, die '--' Minuten vor Rahmenarbeitszeitbeginn gebucht werden, werden zum Rahmenarbeitszeitbeginn aufgerundet.
- Buchungen, die '--' Minuten nach Rahmenarbeitszeitbeginn gebucht werden, werden zum Rahmenarbeitszeitbeginn abgerundet.
- Buchungen, die '--' Minuten vor Rahmenarbeitszeitende gebucht werden, werden zum Rahmenarbeitszeitende aufgerundet.
- Buchungen, die '--' Minuten nach Rahmenarbeitszeitende gebucht werden, werden zum Rahmenarbeitszeitende abgerundet.
Beispiel 1:
- Arbeitszeitbeginn : 06:00:00 Uhr.
- Einstellung für Buchungen, die vor der Regelarbeitszeit erfolgen: 15 min
Bei diesen Einstellungen werden alle Buchungen, die in der Zeit von 05:45:00 - 05:59:59 Uhr erfolgen, auf den Beginn der Regelarbeitszeit von 06:00:00 Uhr korrigiert. Anmeldungen, die vor 05:45:00 Uhr erfolgen, werden mit der tatsächlichen Anmeldezeit gebucht.
Beispiel 2:
- Arbeitszeitbeginn : 06:00:00 Uhr.
- Einstellung für Buchungen, die nach der Regelarbeitszeit erfolgen: 15 min
Bei diesen Einstellungen werden alle Buchungen, die in der Zeit von 06:00:01 - 06:15:00 Uhr erfolgen, auf den Beginn der Regelarbeitszeit von 06:00:00 Uhr korrigiert. Anmeldungen, die ab 06:15:01 Uhr erfolgen, werden mit der tatsächlichen Anmeldezeit gebucht.