Abwesenheitsanträge
Mit dem Abwesenheitsmanager können Sie auf sehr einfache Art- und Weise Abwesenheiten planen, ändern oder auch löschen. Des Weiteren können Ihre Mitarbeiter über die E-Mail Nachrichtenzentrale eigene Abwesenheitsanträge bei dessen Vorgesetzten einreichen. Die Abwesenheitsanträge können Sie sowohl im Abwesenheitsplaner einsehen, als auch in der E-Mail Nachrichtenzentrale. Hierbei werden Ihnen aber nur Nachrichten angezeigt, die Sie selbst gesendet haben oder die an Sie gesendet wurden.
Durch einfaches anklicken wählen Sie einen oder auch mehrere Mitarbeiter für die Abwesenheitsplanung aus. Die ausgewählten Mitarbeiter werden dabei Fett und Kursiv dargestellt. Sie können für eine bessere Übersicht auch den Abteilungsfilter verwenden, ausgewählte Mitarbeiter bleiben beim Ändern der Abteilung erhalten.
Für die Abwesenheitsplanung ist es zwingend erforderlich, die Abwesenheit und den Modus auszuwählen. Beim Erstellen oder Bearbeiten ist es weiterhin zwingend notwendig, den Zeitraum der Abwesenheit anzugeben.
Im Unterschied zur Direktbearbeitung im Abwesenheitsmanager, wo Sie durch einfaches klicken auf den Tag eine Abwesenheit für jeden Mitarbeiter erstellen können, wird als Berechnungsgrundlage hier nicht der in den Optionen eingestellte Schichtplan genutzt.
Als Berechnungsgrundlage für die ausgewählte Abwesenheit muss hier der entsprechende Dienst- und Schichtplan ausgewählt werden. Außerdem können Sie festlegen, ob und welche Wochentage von der Abwesenheitsplanung übersprungen werden sollen. Sie können hier mehrere Abwesenheiten gleichzeitig hinzufügen, die dann der Reihenfolge nach erstellt, geändert oder auch gelöscht werden.
Unter Modus können Sie festlegen, ob Sie nur neue Abwesenheiten hinzufügen möchten, vorhandene Abwesenheiten und auch Arbeitszeiten überschreiben oder den ausgewählten Abwesenheitstyp löschen möchten. Sie können auch einstellen, ob bei einem vorhandenen Datensatz die Konfliktlösung dem Benutzer überlassen werden soll.
Selbstverständlich können Sie Ihre Mitarbeiter über Änderungen informieren. Bspw. über geplante Dienstreisen oder Urlaubstage. Neben dem hier enthaltenen Text wird dem Mitarbeiter auch der Zeitraum der Abwesenheit mitgeteilt.
Es ist also nicht erforderlich, den Zeitraum der Abwesenheit, nochmals in der Nachricht mit anzugeben. Zur Aktivierung des DHTML Editors, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nachricht senden", die sich unten rechts im DHTML Editor befindet.
Diese Nachricht wird dann an alle Mitarbeiter gesendet, die Sie unter "Mitarbeiter auswählen" ausgewählt haben. Die Auswahl der Empfänger ist deaktiviert, damit keine anderen Mitarbeiter aus Versehen diese Nachricht erhalten.
Wenn Sie alle Einstellungen getroffen und die Abwesenheiten erstellt haben, können Sie diese vom Abwesenheitsmanager erstellen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken. Im Protokoll werden Ihnen entsprechenden Meldungen ausgegeben.